Persoonsgegevens en onze vereniging
De Vereniging voor Italiaanse taal en cultuur Dante Alighieri — Comitato di Dordrecht is een organisatie van en voor de leden. Voor het aanbieden van taalcursussen en culturele activiteiten — de missie van onze vereniging — is het voeren van een ledenadministratie noodzakelijk. Door hun lidmaatschap gaan leden verplichtingen aan ten opzichte van de vereniging en omgekeerd. Die verbintenis beschouwen wij als een overeenkomst in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en deze vormt daarmee ook de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens. De vereniging verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om aan de wederzijdse verplichtingen, die uit het lidmaatschap — en het zich inschrijven voor en deelnemen aan cursussen, culturele activiteiten en andere activiteiten van de vereniging — voortvloeien, invulling te geven. Het gaat dan om NAW-gegevens, mailadressen en bankrekeningnummers. De vereniging registreert ook aan welke cursussen leden deelnemen en informeert de docenten die deze cursussen verzorgen over hun contactgegevens, zodat zij hen kunnen bereiken als lessen onverhoopt geen doorgang vinden. Buiten het bestuur en de docenten hebben derden geen toegang tot deze gegevens. De vereniging stelt geen tot individuele leden herleidbare gegevens beschikbaar aan derden.
De vereniging voert een financiële administratie. Daartoe hebben uitsluitend de bestuursleden en de leden van de door de algemene vergadering benoemde kascommissie toegang. Hoewel de in deze administratie opgenomen debiteuren en crediteuren meestal organisaties/rechtspersonen zijn, kan het zijn dat daarin ook particulieren voorkomen met hun adres- en betaalgegevens.
Rechten van de betrokkenen
Ons uitgangspunt is dat we niet meer gegevens vragen en vastleggen dan nodig is om ons werk voor en met de leden goed te kunnen doen. We bewaren die gegevens niet langer dan nodig is en houden ons aan de termijnen die verschillende wetten voorschrijven. De gegevens van oud-leden verwijderen we nadat hun lidmaatschap formeel is geëindigd. Als we gegevens hebben vastgelegd, heeft degene over wie die gegevens gaan het recht op inzage, afschrift, rectificatie en verwijdering van gegevens. Diegene heeft ook het recht om ons te vragen om te stoppen met het verwerken van zijn persoonsgegevens. Tenzij de wet of onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld om aangegane verplichtingen te kunnen afwikkelen) zich daartegen verzetten, doen we dat dan ook.
